钢制文件柜使用建议:怎样整理文件

点击次数:   更新时间:19/07/26 11:10:07     来源:www.shengmingtiegui.com关闭分    享:
  为营造干净整洁清爽的办公场所,提高办公效率,我们需要根据钢制文件柜中的文件的类型、文件的先后顺序以及文件的重要程度进行不同的安置,这样我们在找文件的时候,才会更加的方便。以下是几点使用建议:
  1、在钢制文件柜里面存放文件的时候一定要养成良好的做分类标记、放置的习惯,这样在找文件的时候就能根据详细的分类快速找到所需文件。
  2、可以在文件柜里面放一些文件盒,这是一种非常好、非常有效的方法。相同类型的文件或者是一些比较重要的文件就放到文件盒里面,然后直接把文件盒放到柜子里面储存起来,不过请注意文件和表面应该贴上一个标签,并且这个标签同样是应该朝着打开柜门能看到的一面,这样找文件的时候自然就更加的容易了。
  3、关于文件盒进行必要的编号,按一个年度一个流水号原则写。采用中文4位数编号,如0102,前两位01代表文件柜的编号,后两位是文件的实际编号,若01号文件柜有8个文件,从0101到0108进行编号,02号文件柜继续上次的编号,如0209即代表02号文件柜的第一个文件盒。
  4、按年度和活动内容排列顺序和保管期限,同一活动事件的文件相对集中,并以文件形成时间先后,并兼顾文件的重要程度等因素进行排列。
  5、装盒可根据需要选择档盒的厚度,并在盒脊设置项目中填写年度、盒号,分属大类等必备项。有必要的话可制作一个简单的文件说明表或文档形式的小纸片,放在盒内文件的最后,既不妨碍查询,又有助于了解文件盒的具体内容,如无必要,则略去这一步骤。
  6、原则上,钢制文件柜内部的物品文件取出应由当日办公室值班人员操作,使用完毕放回原处。如有变动,在工作交接本上做好记录,方便次日值班人员了解情况。办公室成员务必尽量熟悉文件柜内的物品放置。禁止私人性质带出或毁坏文件柜内相关资料。
  这样看下来,是不是在以后整理和使用的时候,也就会更加的省事了呢。通过对钢制文件柜的合理使用,那么可以对合理配置资源、减少浪费、办公快捷、降低办公成本起到实质性帮助。

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